Archivos notariales en Colombia: testamentos, dotes y sucesiones

Las partidas de bautismo dicen quién nació y de quién; los papeles de notaría dicen cómo vivía esa familia, qué tenía, a quién le dejó sus bienes y con quién estaba emparentada. Esta guía explica qué hay en un protocolo notarial, dónde se guardan los antiguos, cómo buscar en ellos y qué mirar en un testamento colonial.

En esta guía

Qué es un protocolo notarial
Los documentos que más sirven
Dónde están los protocolos antiguos
Cómo buscar una escritura
Cómo leer un testamento colonial
Cómo anotar y citar lo que encuentra
Transcripciones en la Biblioteca de la Academia

1. Qué es un protocolo notarial

El protocolo es el archivo del notario: los libros donde quedan, una tras otra, las escrituras que se otorgan ante él. Así lo define todavía el Estatuto del Notariado (Decreto 960 de 1970, artículo 107), que además manda llevar un índice anual de esas escrituras (artículo 106).

En la Colonia y buena parte del siglo XIX ese oficio lo cumplía el escribano público o de número; luego pasó a los notarios. Por eso, en los archivos verá series con nombres como «Escribanos de la Notaría Primera» para los siglos XVII y XVIII, y «Notaría Primera» desde mediados del siglo XIX.

Los protocolos se organizan por notaría y por año. Cada tomo reúne las escrituras en orden de fecha, con folios numerados, y muchos traen al principio o al final una tabla con los nombres de los otorgantes.

2. Los documentos que más sirven

No todas las escrituras dan lo mismo. Estas son las que más ayudan a reconstruir una familia:

Documento	Qué es	Qué datos genealógicos suele dar
Testamento	Última voluntad de una persona; puede haber también codicilos (añadidos) y poderes para testar	Lugar de origen, padres, cónyuges, hijos legítimos y naturales, dotes entregadas, deudas, esclavizados, tierras, lugar de entierro
Poder	Autorización para que otro actúe en nombre del otorgante	Dónde vivía alguien en una fecha, parentesco con el apoderado, viajes, pleitos pendientes
Compraventa	Venta de una casa, tierra, mina, ganado o, en la Colonia, de personas esclavizadas	Linderos con vecinos (a menudo parientes), de quién se heredó la propiedad, firma o marca del otorgante
Carta de dote	Escritura en la que el novio recibe los bienes que aporta la novia al matrimonio	Nombres de los novios y de los padres de ella, fecha aproximada del matrimonio, posición económica de la familia
Mortuoria o sucesión	Expediente con el inventario, avalúo y partición de los bienes de un difunto	Todos los herederos con su parentesco, hijos menores y sus tutores, viudas que se volvieron a casar

Hay muchas otras: obligaciones (deudas), fianzas, arrendamientos, cartas de libertad, fundaciones de capellanías, donaciones. Cualquiera puede traer el dato que falta.

Consejo: una compraventa de tierras suele decir «la cual hube y heredé de mi padre». Esa frase le indica que hay una sucesión anterior y le da una pista para buscarla.

3. Dónde están los protocolos antiguos

Los protocolos recientes siguen en la notaría que los produjo. Los antiguos, en muchos casos, pasaron a archivos históricos. Lo primero es averiguar ante qué escribanía o notaría se otorgaba en el lugar y la época de su familia.

Bogotá: el Archivo General de la Nación custodia solo los protocolos del circuito de Bogotá. Según su formulario de consulta, la Notaría Primera va de 1556 a 1965, la Segunda de 1570 a 1960 y la Tercera de 1578 a 1925; tiene también la Cuarta, Quinta, Sexta, Octava, Novena y Décima, para años del siglo XIX y XX (la Séptima no está). Estos protocolos no están digitalizados: se piden por el formulario de consulta y copia de protocolos notariales, el archivo revisa el tomo y envía una cotización de las copias.
Cali: el Archivo Histórico de Cali conserva los libros de los escribanos de la Notaría Primera (1618–1852) y la Segunda (1713–1852), y luego los de las notarías Primera y Segunda desde 1853.
Popayán y el Gran Cauca: el Archivo Central del Cauca, de la Universidad del Cauca, con documentos desde 1541.
Antioquia: el Archivo Histórico de Antioquia, en Medellín, tiene un fondo Notarial que se consulta en sala.
Barranquilla: el Archivo Histórico del Atlántico, con protocolos notariales desde 1815.
Cartagena: los protocolos de la Notaría Primera de 1853 a 1900 se pueden ver en línea, gracias a un proyecto de la Biblioteca Británica con el Archivo Histórico de Cartagena.

FamilySearch también fotografió fondos notariales de varias regiones. En «Buscar › Catálogo» escriba el municipio y revise si entre las materias aparecen registros notariales. La lista completa de archivos regionales, con sus enlaces, está en Fuentes para investigar en Colombia.

4. Cómo buscar una escritura

Un protocolo no tiene buscador: hay que acotar antes de abrirlo. Siga este orden:

Fije la persona, el lugar y los años. Use la partida de defunción para buscar el testamento en los meses o años anteriores a la muerte; la de matrimonio, para buscar la carta de dote cerca de la boda.
Identifique la notaría. En una ciudad con varias escribanías, revise todas las del año. Un testamento puede estar ante el escribano del cabildo o, en pueblos sin escribano, ante el alcalde y testigos.
Mire primero el índice. Si el tomo trae tabla de otorgantes, búsquelo por nombre y también por apellido, porque algunos índices ordenan por el nombre de pila. Si no la trae, hojee las primeras líneas de cada escritura: casi todas empiezan nombrando al otorgante.
Pruebe todas las grafías. Ximénez y Jiménez, Bargas y Vargas, Urive y Uribe. Vea la sección de ortografía antigua del Glosario de genealogía.
Lea las notas al margen. Allí el escribano anotaba copias sacadas, cancelaciones de deudas o la fecha en que se abrió un testamento cerrado.

5. Cómo leer un testamento colonial

Los testamentos seguían un formulario que casi no cambió en tres siglos. Conocer su orden le permite ir directo a lo que busca:

Parte	Cómo empieza	Qué mirar
Invocación	«En el nombre de Dios todopoderoso, amén»	Nada genealógico; marca el comienzo
Identificación	«Sepan cuantos esta carta vieren cómo yo…»	Nombre, «natural de» (dónde nació), «vecino de» (dónde vivía), «hijo legítimo de…» y a veces los abuelos
Estado de salud y profesión de fe	«estando enfermo en cama… y en mi entero juicio… creyendo como firmemente creo…»	Si dice «enfermo», la muerte suele estar cerca: busque el entierro
Entierro y mandas	«mando que mi cuerpo sea sepultado en…»; «ítem, mando…»	Iglesia o cofradía, misas por parientes difuntos, legados a hijos, sobrinos o criados
Declaraciones	«ítem, declaro que fui casado con…»	Los matrimonios, los hijos de cada uno, los que murieron, las dotes, los bienes y las deudas. Es la parte más rica
Albaceas y tutores	«nombro por mis albaceas…»	Suelen ser el cónyuge, un hijo mayor, un yerno o un hermano
Herederos	«en el remanente de mis bienes instituyo por mis herederos…»	La lista de hijos vivos en esa fecha; los nietos que heredan por un hijo ya muerto
Revocación, fecha y firmas	«revoco y anulo otros testamentos…»; «fecho en…»	Fecha y lugar exactos, testigos (a veces parientes) y si el otorgante firmó o no sabía firmar

Consejo: cuando una persona dice «declaro por mis hijos legítimos a…», copie la lista completa y en el mismo orden. A menudo va de mayor a menor y es la única fuente que reúne a todos los hermanos.

Un testamento dice lo que el otorgante quiso declarar. Contrástelo con las partidas: puede omitir hijos ya dotados, o nombrar como «sobrino» a un hijo natural.

6. Cómo anotar y citar lo que encuentra

Anote siempre archivo, notaría, año, tomo y folios, el tipo de escritura y el otorgante. Una cita completa, con datos imaginarios, se vería así:

Archivo General de la Nación (Bogotá), Notaría Segunda de Bogotá, tomo 85, año 1745, ff. 112r–118v. Testamento de doña María Josefa de Rivas, 3 de mayo de 1745.

Fotografíe el documento entero, no solo la página del dato: las firmas y las notas marginales también cuentan. Los detalles para citar escrituras, expedientes y copias están en la guía Cómo citar fuentes genealógicas.

7. Transcripciones en la Biblioteca de la Academia

La Biblioteca Juan Flórez de Ocáriz tiene una sección de registros notariales con documentos y transcripciones reunidos por los académicos. Antes de pedir copias a un archivo, revise si el documento que necesita ya está allí.

Busque también el apellido en el Índice de apellidos y en el buscador de los boletines: muchos artículos de los académicos transcriben o resumen testamentos y sucesiones. Si un documento se le resiste, escriba a contacto@academiadegenealogia.org. La Academia orienta las consultas, pero no hace investigaciones por encargo ni expide certificados.

Para seguir aprendiendo

Guías: Cómo empezar el árbol genealógico, Cómo leer documentos manuscritos antiguos, Cómo investigar familias del periodo colonial y Cómo citar fuentes genealógicas.
En este sitio: Fuentes para investigar, Glosario de genealogía, Registros notariales de la Biblioteca y Preguntas frecuentes.
Lectura complementaria en rodriguezuribe.co: Glosario y abreviaturas de partidas y Paleografía.

Fuentes consultadas: Decreto 960 de 1970, Estatuto del Notariado; Archivo General de la Nación, consulta de protocolos notariales y Archivos históricos regionales; British Library, EAP1212, Archivo Histórico de Cartagena; Nicolás de Yrolo Calar, La política de escrituras, formulario de testamento (UNAM); Universidad del Rosario, «El testamento de fray Cristóbal de Torres».

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