Estatutos

Estatutos de la Academia

Capítulo I. Nombre, nacionalidad, domicilio, objeto y duración de la entidad

Artículo 1. Nombre. La Academia Colombiana de Genealogía en adelante “La Academia” es una corporación de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter nacional y autónomo, regulada, en lo pertinente, por los artículos 633 a 652 del Código Civil Colombiano, el decreto 2150 de 1995 y demás normas concordantes, complementarias o que la modifiquen.

Artículo 2. Domicilio. El domicilio principal de la entidad es el municipio de Bogotá pero podrá, por determinación de la Junta Directiva, establecer sedes o capítulos y realizar actividades en otras ciudades y/o municipios del país y del exterior.

Artículo 3. Objeto. La Academia tiene por objeto el estudio del origen y descendencia de los apellidos y familias colombianas en particular e hispanoamericanas en general, así como de los temas de genealogía e historia. En tal sentido y con tal propósito podrá, entre otras actividades, desarrollar las siguientes:

1. Realizar y estimular investigaciones sobre materias históricas y de genealogía.
2. Promover publicaciones, conferencias, seminarios, talleres y encuentros nacionales e internacionales, tendientes al estudio, divulgación y profundización de los mismos temas.
3. Asesorar instituciones nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que tengan por objeto actividades similares o complementarias.
4. Apoyar o realizar investigaciones solicitadas por particulares.
5. Auspiciar concursos y establecer premios conforme a la reglamentación que expida la Junta Directiva.
6. Participar en reuniones, congresos y grupos de trabajo organizados por asociaciones e instituciones que tengan actividades similares.
7. Organizar y mantener archivos y bibliotecas para consulta de sus académicos o de personas y entidades vinculadas.

Parágrafo. En desarrollo de su objeto, La Academia podrá adquirir, enajenar y gravar bienes muebles e inmuebles y ejecutar todos los actos civiles y comerciales, directa o indirectamente relacionados con su objeto social o su existencia como persona jurídica.

Artículo 4. Duración. La entidad que se constituye tendrá una duración 50 años pero podrá disolverse anticipadamente por causas contempladas la ley y los presentes estatutos.

Capítulo II. Disposiciones sobre el patrimonio

Artículo 5. Del patrimonio. El patrimonio de la entidad está constituido por:

1. Las cuotas de mantenimiento pagadas por los Académicos;
2. Por auxilios donados por personas naturales o jurídicas;
3. Por los bienes que a cualquier título adquiera, incluyendo donaciones de empresas nacionales o extranjeras; y
4. Por los bienes que por cualquier concepto ingresen en la entidad.

Artículo 6. De la administración del patrimonio. La organización y administración de patrimonio estará a cargo de la Asamblea General la cual delegará en el Presidente o la Junta Directiva la responsabilidad de su manejo. Sus fondos solamente se destinarán al cumplimiento de sus objetivos.

Artículo 7. Origen de los fondos. Los Fondos de la entidad provienen de:

1. Los aportes ordinarios y extraordinarios hechos por los integrantes de la entidad.
2. El producto de contratos o convenios que para la prestación de servicios celebre la entidad.
3. El valor de las donaciones, subsidios, aportes, contribuciones y similares, que por parte de personas naturales o jurídicas privadas, regionales, nacionales internacionales o extranjeras se la hagan a la entidad.
4. Las utilidades y rentas obtenidas de sus propios bienes.
5. En general todos los ingresos que a su nombre se puedan obtener lícitamente.

Artículo 8. Destino del Patrimonio. Los bienes y fondos de la entidad son indivisibles; ni los miembros, ni persona alguna derivan de la entidad ventajas especiales, ni recibirán suma alguna por concepto de utilidades o reparto de excedentes.

Las personas naturales o jurídicas que donen bienes a la entidad no tendrán dentro de ella preeminencia alguna por el solo hecho de la donación.

Ninguna parte de las utilidades de la entidad, ni las valoraciones, provechos, rentas o beneficios que se obtengan ingresarán en ningún momento al patrimonio de los integrantes de la Fundación, ni aún por razón de liquidación; las utilidades serán aplicables, en cuanto no se capitalicen, a los fines de la entidad y en caso de liquidación se observará lo previsto por las leyes y los estatutos.

Capítulo III. Del registro de académicos y actas

Artículo 9. Libro Registro de Académicos. La entidad cuenta con un libro de registro interno denominado “LIBRO DE ACADÉMICOS”, en el cual se inscribirán todos los datos y novedades, que permitan precisar de manera actualizada la identificación, ubicación, calidad del asociado, así como la dirección reportada de su domicilio o lugar de trabajo, las cuales regirán para efectos de realizar todas las notificaciones y convocatorias relacionadas con la entidad.

Los Académicos deberán suministrar dentro de los primeros quince días del año, información completa para actualizar las novedades. El Secretario de la Junta Directiva llevará y mantendrá actualizado el libro, bajo su dependencia y responsabilidad.

Artículo 10. Libro de actas. En libro separados, se llevarán las actas de la Asamblea y de la Junta Directiva.

Las actas tendrán una numeración consecutiva, indicando a qué autoridad de la entidad corresponde cada una de esas actas.

Artículo 11. Actas. De cada sesión se levantará un acta que se transcribirá por orden cronológico en el Libro de Actas registrado para tal efecto, la cual será firmada por el Presidente y el Secretario de la respectiva sesión. Tales actas deberán contener, por lo menos, su número de orden, la fecha y hora de iniciación de la sesión, el lugar, su carácter de ordinaria o extraordinaria, la forma como se hizo la convocatoria (indicando quien convoca, cuando convoca y como convoca), el nombre de los asistentes, el de los académicos que representan y su clase, la condición en que lo hacen y el número de votos de que disponen, la elección de Presidente de la sesión, el nombre de quien fue designado como Secretario, los temas tratados, las decisiones tomadas, con indicación de los votos a favor y en contra o en blanco, la relación sucinta de los informes rendidos, las constancias dejadas por los asistentes con sus nombres, la constancia de la aprobación por la propia autoridad de la entidad en la respectiva sesión o la designación de una comisión entre los asistentes para tal efecto, en su caso, y la hora de clausura.

Capítulo IV. Académicos, derechos, deberes y prohibiciones

Artículo 12. Miembros. Son miembros de la entidad las personas que figuran como constituyentes en el acta de constitución y las que posteriormente adhieran a ella en calidad de académicos de número y correspondientes, previo el lleno de los requisitos establecidos en los presentes estatutos o en los reglamentos internos.

Artículo 13. Categorías. Los Académicos serán de número, correspondientes y honorarios.

Los Académicos de número en un número máximo de 60, son aquellas personas naturales que previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en estos estatutos y en la Junta Directiva adquieran la calidad de asociados.

Los Académicos correspondientes en un número máximo de 120, son aquellas personas naturales o jurídicas que previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en estos estatutos y en la Junta Directiva adquieran esta calidad.

Los Académicos honorarios personas naturales destacadas por su contribución a la investigación genealógica y/o su apoyo a la misión y objetivos de La Academia, y designados por la Asamblea General.

Artículo 14. Derechos. Son derechos de los académicos en general:

1. Participar en las actividades de la entidad conforme a las condiciones que para ellos se establezcan.
2. Promover programas y proyectos para el logro de los objetivos de la entidad.
3. Elegir y ser elegido integrante de la Junta Directiva o de los comités de trabajo cuando corresponda.
4. Representar a la entidad con previa autorización de la Junta Directiva o Asamblea General, en cualquier evento o vocería institucional temporal o permanente.
5. Recibir las publicaciones hechas por la entidad.
6. Recibir autoría de los trabajos ejecutados como integrantes de la entidad.
7. Fiscalizar la gestión económica y administrativa de la Junta Directiva, examinar los libros o documentos y solicitar informes al Presidente o a cualquier integrante de la Junta Directiva.
8. Retirarse voluntariamente de la entidad según lo prescrito en estos estatutos.
9. Proponer reformas de estatutos.
10. Apelar las decisiones sancionatorias.
11. Solicitar licencias y permisos especificando su tipo y periodo de duración de las mismas.
12. Ser ratificada la aceptación de ingreso por la Asamblea General.

Artículo 15. Deberes de los académicos. Serán aquellos contenidos en la declaración de principios de la entidad consignados en el acta de constitución y los que se deriven de decisiones de carácter general, adoptadas por la Asamblea General y especialmente:

1. Efectuar los aportes ordinarios y extraordinarios cumplidamente.
2. Participar en las actividades de la entidad.
3. Utilizar en publicaciones, hojas de vida, correspondencia oficial o de interés para la entidad su condición de integrante de esta organización.
4. Solicitar la convocatoria de la Asamblea, de acuerdo con estos estatutos.
5. Los demás que le otorguen las disposiciones legales, estatutarias, reglamentarias, los acuerdos y resoluciones de la Junta directiva.
6. Cumplir los Estatutos, reglamentos, resoluciones, comisiones o trabajos asignados por la Asamblea General, la Junta directiva o los comités de trabajo
7. Velar por la buena imagen de la entidad.
8. Acatar las decisiones tomadas por la Asamblea General.
9. Comprometerse con los principios y fundamentos de la entidad.
10. Abstenerse de retirar elementos o útiles de trabajo, documentos o informes sin la previa autorización del responsable directo.
11. Obrar en sus relaciones con la entidad y la comunidad con ética y lealtad.
12. Velar por el buen manejo del patrimonio, bienes de la entidad.
13. Pagar puntualmente las cuotas ordinarias y extraordinarias acordadas por la Asamblea General, según su categoría de integrante.
14. Representar con responsabilidad la participación de la entidad en cualquier evento al que asista en nombre de esta organización y rendir informe escrito de dicha participación en un plazo no mayor a diez (10) días de haberse cumplido el señalado evento.
15. Asistir puntualmente a las reuniones de la Asamblea General y de los comités de trabajo, desde la hora fijada para su inicio hasta que se agote el orden del día.

Las demás impuestas por las disposiciones legales, estatutarias, reglamentarias, los acuerdos de la Asamblea y las resoluciones de la Junta Directiva.

Parágrafo primero. Cuando se falte a las obligaciones estos estatutos, aplicarán las sanciones de los artículos siguientes.

Artículo 16. Prohibiciones. Se prohíbe a los académicos de la entidad:

1. Intervenir en asuntos que comprometan el respeto debido a la autonomía de los académicos de la entidad, su buen nombre o prestigio, o el de ésta.
2. Discriminar, actuando como miembro de la entidad, a personas naturales o jurídicas, por circunstancia de credo político o religioso, sexo, raza, nacionalidad u origen geográfico, clase o capacidad económica.
3. Usar el nombre y demás bienes de la entidad con propósitos diferentes a los objetivos institucionales, en beneficio particular o en contravención a las disposiciones estatutarias o reglamentarias.
4. Impedir la asistencia o intervención de los académicos activos en las asambleas, reuniones de consejos, junta, comités o alterar su normal desarrollo.
5. Usar las sedes o lugares de ejercicio o desarrollo del objeto social como lugares de reuniones no autorizadas por los Órganos de Administración, Dirección y Control de la entidad, o para fines distintos a los autorizados expresamente.

Parágrafo. Las conductas que se indican en este artículo, implican para los académicos obligaciones de no hacer. Estas conductas se consideran faltas graves y originan las sanciones pertinentes, por contrariar el ejercicio responsable de los derechos de los académicos, por afectar la buena marcha y por contravenir los principios y normas de la entidad.

Artículo 17. Sanciones. La entidad podrá imponer a sus académicos las siguientes sanciones, previa solicitud escrita de descargos y el término para presentarlos:

Amonestaciones. Serán impuestas por la Junta Directiva, según reglamento previsto para el efecto.

Suspensión temporal de la calidad de académico. La Junta Directiva podrá suspender temporalmente a cualquier miembro en el ejercicio de sus derechos, por cualquiera de las siguientes causales:

1. Retraso en el pago de los aportes o cuotas, en la forma establecida por la Asamblea General o la Junta Directiva, según el caso.
2. Incumplimiento en materia leve de sus deberes, cuando no hayan sido atendidas las previas llamadas de atención.
3. Configuración de cualquiera de las causales de pérdida de la calidad de académicos, mientras la Asamblea General decide.

Expulsión. Será impuesta por la Junta Directiva, por cualquiera de las causales siguientes:

1. Violar en materia grave o leve pero reiterada, los estatutos de la entidad, la declaración de principios o las disposiciones de la Asamblea General o de la Junta Directiva.
2. Incurrir en algunas de las causales que se determinen en el manual ético y moral de la entidad.
3. Acumulación de tres suspensiones temporales.

Otras sanciones. También podrá imponer la entidad otras sanciones que estime pertinentes, siempre y cuando previamente hayan sido establecidas por la Asamblea General.

Parágrafo. La Junta Directiva decidirá en primera instancia respecto a las faltas disciplinarias de los académicos. Corresponde a la Asamblea General resolver en segunda instancia el recurso de apelación sobre este particular.

Artículo 18. Retiro de académicos. El retiro voluntario para los académicos lo autoriza la Junta Directiva, previa solicitud escrita del interesado.

En el momento de solicitud del retiro voluntario, cuando existan cuentas pendientes para con la entidad, este se podrá condicionar al pago de la deuda, de conformidad con lo establecido en el reglamento interno.

Artículo 19. Expulsión de académicos. La expulsión de los académicos la aplicará la Junta Directiva por votación de las dos terceras (2/3) partes de sus integrantes.

Parágrafo. La expulsión sólo podrá realizarse previa comprobación de las irregularidades cometidas por el implicado en detrimento de la estabilidad y el prestigio de la institución, con sujeción al debido proceso observando los principios del derecho a la defensa, doble instancia, publicidad y contradicción, legalidad de la prueba, respeto por la dignidad humana, etc.

Capítulo V. Estructura y funciones de los órganos de administración, dirección y fiscalización

Artículo 20. Órganos de Administración. la entidad tendrá los siguientes órganos de dirección, gobierno y control:

1. Asamblea General
2. Junta Directiva
3. Presidente y Vicepresidente.

De la Asamblea General

Artículo 21. Asamblea General. La asamblea general está constituida por todos los miembros académicos de número y será la máxima autoridad y sus decisiones son obligatorias siempre y cuando se hayan tomado de acuerdo con lo previsto en los presentes estatutos.

Los Académicos Correspondientes y Honorarios podrán asistir con voz, pero sin voto a la Asamblea General.

Artículo 22. Clases de reuniones. La asamblea general tendrá dos clases de reuniones, ordinarias y extraordinarias. Las reuniones ordinarias se realizarán una vez dentro de los tres primeros meses del año y podrán examinar la situación administrativa, económica y financiera de la entidad, elegir administradores, representantes legales y demás cargos previstos estatutariamente, estudiar y analizar las cuentas y el balance del último ejercicio y acordar las demás decisiones inherentes al desarrollo del objeto de la entidad.

Las reuniones extraordinarias se realizarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la entidad, por lo que pueden celebrarse en cualquier época del año.

Parágrafo primero. Reunión de hora siguiente. Si llegada la hora para la cual fue convocada la reunión de Asamblea General no se logra integrar el quórum deliberatorio necesario para dar inicio a la misma, se dará espera de una hora. Una vez transcurrida la hora de espera, se iniciará la reunión de hora siguiente, en la cual se podrá deliberar y decidir con cualquier número plural de académicos que represente mínimo el 10% del total de miembros.

Parágrafo segundo. Reunión de Segunda Convocatoria. Si se convoca la Asamblea General y ésta no se reúne por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con cualquier número plural de académicos. La nueva reunión no deberá efectuarse antes de los diez (10) días hábiles, ni después de los treinta (30) días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. En todo caso, podrán deliberar y decidir con cualquier número plural de académicos.

Parágrafo tercero. Reunión Por Derecho Propio. En el evento en que, transcurridos los tres primeros meses del año, no se haya efectuado la convocatoria para las reuniones ordinarias, la Asamblea General, se reunirá por derecho propio y sin necesidad de convocatoria, el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., en las instalaciones donde funcione la administración de la entidad. En todo caso, podrán deliberar y decidir con cualquier número plural de académicos.

Parágrafo cuarto. Reunión no presenciales y mixtas. La Asamblea General podrá realizar las reuniones ordinarias y extraordinarias, de manera no presencial y mixtas, siempre y cuando tales reuniones pueden desarrollarse con comunicaciones simultáneas y sucesivas, es decir por un medio que los reúna a todos a la vez, como el correo electrónico, la teleconferencia, etc., o mediante comunicaciones escritas dirigidas al Presidente en las cuales se manifieste la intención del voto sobre un aspecto concreto, siempre que no pase más de un mes, desde el recibo de la primera comunicación y la última.

Artículo 23. Quórum. La Asamblea General podrá deliberar cuando se encuentren presentes o representados un número plural de académicos que, a su vez, represente mitad más uno de los académicos salvo las excepciones legales y estatutarias. Las decisiones de la Asamblea General se tomarán por un número plural de académicos que represente la mitad más uno de los académicos presentes en la reunión.

Parágrafo. Los académicos que no estén al día con sus deberes o sometidos a una suspensión por parte de la Junta Directiva no contarán para determinar el quórum deliberatorio.

Artículo 24. Mayorías. Reunida la Asamblea General en la forma señalada en los presentes estatutos y adoptadas las decisiones con el número de votos previsto en estos estatutos y la ley, obligarán a todos los académicos aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos.

Parágrafo primero. Tienen derecho a voto en las sesiones, los socios fundadores, y adherentes que a la fecha de la sesión se encuentren al día con sus obligaciones sociales y económicas, derivadas de su calidad de académicos de la institución y los que no encontrándose al día hayan celebrado un acuerdo de pago debidamente realizado bajo el reglamento que para el efecto expida la Junta Directiva de la entidad.

Parágrafo segundo. El miembro que tenga derecho a voto podrá concurrir mediante representación otorgada a otro miembro que pueda deliberar y decidir.

Artículo 25. Límites a la representación. Los directivos no podrán representar académicos en la Asamblea General. No se podrá en ningún caso representar a más de tres (3) académicos en una misma reunión.

Artículo 26. Convocatoria para las reuniones. Las convocatorias para reuniones ordinarias y extraordinarias serán realizadas por el Presidente o en su ausencia por el suplente. Todas las convocatorias se realizarán por escrito, o por correo electrónico, o por aviso en cartelera, o por el medio más expedito que considere quien efectúe las convocatorias. Para las reuniones ordinarias, la convocatoria se realizará con una antelación de mínimo quince (15) días hábiles, mientras que, para las reuniones extraordinarias, se realizará con mínimo cinco (5) días calendario de antelación, en ambos casos, para el cómputo del término no se tendrá en cuenta ni el día en que se convoca ni el día de la reunión. En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias, la Asamblea General podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de cualquiera de los académicos. La Asamblea General se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallare presente la totalidad de los académicos.

Artículo 27. Funciones de la asamblea general. Son funciones de la asamblea general las siguientes:

1. Aprobar su propio reglamento.
2. Ejercer la suprema dirección de la entidad y velar por el cumplimiento de su objeto social, interpretar los estatutos, fijar la orientación y política generales de sus actividades.
3. Reformar los estatutos de acuerdo con las previsiones de estos estatutos con una mayoría de votos que represente la mitad más uno de los votos asistentes.
4. Aprobar los planes y programas a desarrollar por la entidad, propuestos para el cumplimiento de su objeto social por la Junta Directiva, los académicos y el Presidente
5. Elegir, remover libremente a cinco (5) dignatarios de la Junta Directiva para períodos de dos (2) años por el sistema de mayoría simple y cuando se presentasen planchas, por el sistema de cuociente electoral.
6. Elegir, remover libremente a dos (2) dignatarios escogidos por la Junta Directiva al final de su periodo y que deben pasar a la elegida para el siguiente periodo.
7. Elegir y remover libremente al Revisor Fiscal y a su suplente, por un período de un (1) año y asignarle su remuneración.
8. Estudiar, aprobar o improbar, con carácter definitivo, los estados financieros e informes de gestión presentados a su consideración por la Junta Directiva.
9. Expedir los reglamentos y las disposiciones estatutarias necesarias para el buen funcionamiento de la entidad, en los términos de estos estatutos.
10. Decretar la disolución y liquidación de la entidad, aplicando la mayoría de los votos que represente la mitad más uno de los votos asistentes.
11. Elegir el liquidador o los liquidadores y señalar la entidad o entidades que hayan de recibir el remanente que resulte al hacerse la liquidación.
12. Señalar, si lo estima conveniente, los aportes extraordinarios que deben hacer los académicos y establecer las sanciones diferentes de las previstas en estos estatutos, sin que las mismas impliquen reforma estatutaria.
13. Ordenar las acciones administrativas y judiciales que correspondan contra los directivos, los administradores y el fiscal y reconocer, estimular y premiar las acciones de los administradores dignas de reconocimiento.
14. Reglamentar el ejercicio del derecho de inspección por parte de los académicos.
15. Reglamentar la participación de los académicos en las actividades de planeación de actividades de la entidad.
16. Designar a los Académicos Honorarios.
17. Brindar a los académicos mecanismos de vigilancia y control sobre los dineros recaudados por concepto de cuotas de afiliación.
18. Propender por el bienestar de los académicos.
19. Las demás que le correspondan por naturaleza, como máximo órgano de la entidad y que no hayan sido asignadas por los estatutos a otro órgano.

De la Junta Directiva

Artículo 28. Junta Directiva. La Junta Directiva es un órgano de gobierno permanente, elegido por la Asamblea General. Estará conformada por siete (7) académicos de número y activos, quienes ocuparán los cargos de presidente, vicepresidente, secretario y tesorero y escogidos entre su seno.

Artículo 29. Requisitos para ser miembro de la Junta Directiva. Para ser integrante de la Junta directiva se requiere:

1. Ser integrante activo de la entidad.
2. Estar a paz y salvo con la tesorería en el momento de la elección.
3. No haber tenido ningún tipo de sanción alguna por parte de la entidad.

Parágrafo. Todo cambio o reemplazo de uno de más integrantes de la Junta directiva se entiende que es para completar el período.

Artículo 30. Funciones de la Junta Directiva. Son funciones de la Junta Directiva las siguientes:

1. Dictar las decisiones y resoluciones, dándolas a conocer a los integrantes de la entidad mediante circulares u otro medio de información.
2. Establecer su propio reglamento interno
3. Conceptuar acerca de la admisión y/o exclusión de integrantes, teniendo en cuenta los siguientes estatutos y las solicitudes a la Junta directiva.
4. Crear los organismos que sean necesarios para el adecuado funcionamiento de la entidad.
5. Estudiar los informes y necesidades de los organismos internos o de los integrantes, tratando de responder a ellas, según el presupuesto y los programas aprobados en la Asamblea General o el determinado por la misma Junta para este fin.
6. Autorizar al representante legal para comprar, vender, o gravar bienes y para celebrar contratos cuyo valor exceda los 20 salarios mínimo-legales mensuales vigentes.
7. Aprobar en primera instancia los informes financieros y de cuentas, aspectos que el Presidente debe presentar luego a la Asamblea General.
8. Convocar a las sesiones de la Asamblea General ordinaria o extraordinaria cuando sea necesario y de la forma estipulada anteriormente en estos estatutos.
9. Examinar cuando considere necesario los archivos y estados financieros de la entidad.
10. Proponer a la Asamblea General a dos (2) sus miembros para continuar en el periodo siguiente de la Junta Directiva.
11. Citar a la Asamblea en caso de renuncia de alguno de los miembros de la Junta Directiva para su reemplazo.
12. Las demás que le correspondan de acuerdo con estos estatutos.

Artículo 31. Reuniones de la junta directiva. La Junta Directiva sesionará ordinariamente por lo menos, una vez al mes mediando citación escrita del Presidente de la Junta Directiva o su suplente, con tres (3) días comunes de anticipación y extraordinariamente para atender las situaciones urgentes y que requieran atención inmediata, mediando citación escrita del Presidente de la Junta Directiva o su suplente, con un día común de antelación.

Parágrafo. Reunión no Presenciales y mixtas. La Junta Directiva podrá realizar las reuniones ordinarias y extraordinarias, de manera no presencial, siempre y cuando reuniones pueden desarrollarse con comunicaciones simultáneas y sucesivas, es decir por un medio que los reúna a todos a la vez, como el correo electrónico, la teleconferencia, etc., o mediante comunicaciones escritas dirigidas al Presidente en las cuales se manifieste la intención del voto sobre un aspecto concreto, siempre que no pase más de un mes, desde el recibo de la primera comunicación y la última.

Artículo 32. Quórum. El quórum deliberativo lo constituye la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus integrantes y el decisorio, el voto favorable de la mitad más uno de sus asistentes. Transcurridos los 15 minutos siguientes a la hora a la cual fue citada la sesión, la Junta Directiva podrá deliberar y tomar decisiones si hay el quórum decisorio.

Artículo 33. Funciones del presidente. Son funciones del presidente de la Junta Directiva:

1. Actuar como representante legal de la entidad.
2. Convocar y presidir con los límites que señalan los presentes estatutos, todas las Asambleas Generales, reuniones de la Junta Directiva y actos sociales de la entidad.
3. Velar por los intereses de la entidad debiendo firmar las actas, contratos, convenios, correspondencia especial, memorias y todos los documentos emanados de la entidad; sin dicha firma tales actos no tendrán valides.
4. Establecer acción jurídica a quienes malversen, destruyan o dañen los fondos o bienes de la entidad.
5. Ordenar los gastos y firmar conjuntamente con el Tesorero de la entidad los pagos, dentro de sus limitaciones.
6. Aprobar los actos y contratos que comprometan a la entidad y los que señalen los estatutos, reglamentos, acuerdos de la Asamblea o la Junta Directiva, resoluciones o demás documentos.
7. Presentar a la Asamblea General informe escrito sobre la marcha de la entidad y en las reuniones extraordinarias explicaciones sobre los motivos de la convocatoria.
8. Hacer cumplir la Ley, los estatutos, los reglamentos internos, los acuerdos de la Asamblea, las resoluciones de la Junta Directiva, y los principios de la entidad.
9. Las demás que correspondan a la naturaleza de su cargo.
10. Nombrar los funcionarios y cargos que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad.
11. Celebrar los actos y los contratos para el desarrollo del objeto social de la entidad. Cuando éstos excedan de 20 salarios mínimos legales mensuales vigentes necesita de autorización previa de la Junta Directiva.
12. Colocar a consideración y aprobación de la Junta Directiva y de la Asamblea, los planes, programas y proyectos de la entidad.
13. Verificar el cumplimiento de los procesos determinados por la Junta Directiva en la formulación y presentación de los proyectos.
14. Velará que los proyectos se presenten de manera oportuna y con adecuada calidad.

Parágrafo. Los actos del representante legal de la entidad en cuanto no excedan de los límites que se le ha confiado, son actos de la entidad; en cuanto excedan de estos límites sólo obligan personalmente al representante legal.

Artículo 34. Funciones del vicepresidente. Son funciones del vicepresidente de la Junta Directiva:

1. Reemplazar al presidente en sus faltas temporales o absolutas.
2. Dar cumplimiento a lo establecido en los reglamentos internos, los presentes estatutos y la Ley.
3. Seguir las instrucciones dadas por parte de la Asamblea General y la Junta Directiva.

Artículo 35. Funciones del secretario. El Secretario de la Junta Directiva será el responsable de las actas de la entidad y tendrá las siguientes funciones:

1. Asistir a las reuniones de la Asamblea y de la Junta Directiva, elaborar las actas correspondientes, firmarlas conjuntamente con el Presidente y ponerlas a disposición de los integrantes.
2. Levantar un libro donde se registren las sanciones.
3. Refrendar la firma del Presidente en los actos que lo requieran y firmar en ausencia de él la correspondencia especial.
4. Notificar, comunicar y publicar, según el procedimiento que deba seguirse en cada caso, los acuerdos, resoluciones, programaciones, boletines y en general divulgar las actividades de la entidad.
5. Comunicar la convocatoria para las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General y la Junta directiva.
6. Llevar en orden alfabético una lista actualizada de los integrantes con su respectiva dirección y teléfono, en el libro de integrantes.
7. Realizar un inventario general de la entidad con el Tesorero, donde firmen el documento pertinente.
8. Las demás que estos estatutos, la Asamblea General o la Junta Directiva le asignen.

Artículo 36. Funciones del tesorero. Son funciones del tesorero de la Junta Directiva:

1. Velar por los bienes de la entidad.
2. Recibir los aportes de los integrantes de la entidad, las donaciones y auxilios de entidades privadas.
3. Elaborar el inventario de la entidad conjuntamente con el Secretario y con la supervisión del Revisor Fiscal.
4. Firmar junto con el Representante Legal, los cheques y movimientos que impliquen manejo de las cuentas bancarias.

Del revisor fiscal

Artículo 37. Funciones del revisor fiscal. En la medida que las leyes lo requieran y por decisión de la Asamblea General la entidad podrá tener un Revisor Fiscal, que será Contador Público Titulado, tendrá voz, pero no voto y no podrá ser integrante de la entidad en ninguna de sus modalidades. Será nombrado por la Asamblea General y sus funciones son:

1. Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la entidad y las actas de los órganos de dirección y administración, y porque se conserve debidamente la correspondencia de la entidad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
2. Velar por que la Asamblea General, la Junta directiva, con Comités de Trabajo y los integrantes se ajusten en todos sus actos a las normas legales, estatutarias, reglamentarias y a los principios de esta entidad.
3. Revisar las actas de la Asamblea, los libros de contabilidad y registros, la correspondencia, los archivos y documentos de la entidad.
4. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea General y demás órganos de dirección y administración, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el desarrollo de su actividad.
5. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
6. Informar a la Asamblea sobre la gestión administrativa de la entidad.
7. Convocar a los órganos de dirección y administración a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
8. Asistir a las reuniones de Asamblea General y de la Junta directiva.
9. Dar cuenta oportuna al órgano o funcionario competente de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el desarrollo de sus operaciones.
10. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia, además de rendir los informes que le sean solicitados.
11. Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
12. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea General y demás órganos de dirección y administración, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el desarrollo de su actividad.
13. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
14. Las demás que le fijen las normas legales, estatutarias, reglamentarias o la Asamblea mediante acuerdos.

Capítulo VI. Disolución y liquidación

Artículo 38. Causales de Disolución. La entidad se disolverá ante la ocurrencia de cualquiera de las siguientes causales:

1. Por la extinción de su patrimonio o la destrucción de los bienes destinados a su manutención.
2. Cuando pasados 2 años desde el reconocimiento de su personería jurídica no hubiere iniciado actividades.
3. Por decisión de autoridad competente.
4. Por las demás causales señaladas en la Ley.

Artículo 39. Liquidador. Decretada la disolución, la asamblea general procederá a nombrar liquidador o liquidadores. Mientras no se hagan dichos nombramientos actuará como liquidador el representante legal.

Artículo 40. Liquidación. Con cargo al patrimonio de la entidad, el liquidador publicará aviso en un periódico de amplia circulación nacional, en el que informará a la ciudadanía sobre el proceso de liquidación, para que los acreedores hagan valer sus derechos.

Pasados 15 días se iniciará el proceso de liquidación realizando los pagos correspondientes a las obligaciones contraídas con terceros.

Terminado el trabajo de liquidación y cubierto el pasivo, el remanente, si lo hubiere, pasará en calidad de donación a una entidad de beneficencia, o cualquier otra sin ánimo de lucro que determine la asamblea general.

Capítulo VII. Solución de controversias

Artículo 41. Cláusula Compromisoria. Todas las diferencias surgidas entre los miembros, sus directivos y/o representantes legales, así como entre éstos y la entidad, serán resueltas en primera instancia, a través de una conciliación extrajudicial en derecho que será tramitada ante la Cámara de Comercio de Bogotá. Si fracasa la conciliación, las diferencias serán dirimidas mediante proceso arbitral que funcionará en el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Bogotá, conformado por un (1) árbitro designado por dicho Centro, el cual decidirá en derecho y se regirá por las disposiciones vigentes sobre la materia.

Artículo 42. Disposiciones transitorias. Por una única vez a la aprobación de estos estatutos la Junta Directiva será elegida en su integridad por la asamblea sin que pasen de la Junta miembros designados por ella, por el sistema de mayoría simple y cuando se presentasen planchas, por el sistema de cuociente electoral.

Académicos fundadores

Firmaron el acta de constitución de la Academia, el 26 de junio de 2008:

1. Flavio Álvarez Ángel
2. Alberto Arias De Greiff
3. Guillermo Arango Arana
4. Ramiro Borja Ávila
5. Gabriel Gustavo Cano Velásquez
6. Rafael Hernán Cárdenas Lince
7. Jairo Echeverri Cancino
8. Luis Álvaro Gallo Martínez
9. Julio César García Vásquez
10. José Fernando Giraldo Vélez
11. Francisco Javier Gómez Sánchez
12. Benjamín José Herazo Acuña
13. Jaime Lizarralde Lora
14. Alfonso Ortega Ortega
15. Rafael Ospina Marsiglia
16. Manuel Antonio Restrepo Daza

Extracto del acta legal de fundación, 2010:

1. Luis Álvaro Gallo Martínez
2. Julio César García Vásquez
3. Benjamín José Herazo Acuña
4. Rafael Hernán Cárdenas Lince
5. Jairo Echeverri Cancino
6. Jaime Lizarralde Lora
7. José Jaime Toro Peláez
8. Francisco Javier Gómez Sánchez
9. Andrés Villegas Cortés
10. Flavio Álvarez Ángel
11. Manuel Antonio Restrepo Daza
12. Alberto Arias de Greiff
13. Gabriel Gustavo Cano Velásquez
14. Guillermo Arango Arana
15. William Dousdebes Rodríguez
16. Rafael Ospina Marsiglia
17. José Fernando Giraldo Vélez
18. Alfonso Ortega Ortega